Universitas Mulawarman Pelajari Penguatan Layanan Akademik di Universitas Jember
Spektroom – Universitas Mulawarman (UNMUL) Samarinda mengunjungi Universitas Jember (UNEJ) untuk melakukan studi banding dalam rangka penguatan tata kelola bidang akademik dan pengembangan sistem informasi akademik. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Sidang Senat Lantai 2 Gedung Rektorat Universitas Jember, Senin (29/12/2025).
Rombongan Universitas Mulawarman dipimpin Wakil Rektor Bidang Akademik, Prof. Dr. Lambang Subagiyo, M.Si., didampingi jajaran pimpinan biro, staf khusus, serta tim teknis akademik. Kedatangan delegasi UNMUL disambut langsung oleh Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Jember, Prof. Drs. Slamin, M.Comp.Sc., Ph.D., bersama Kepala LPMPP, Kepala UPA TIK, serta jajaran pengelola akademik UNEJ.
Dalam sambutannya, Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Mulawarman, Prof. Lambang Subagiyo, menyampaikan apresiasi mendalam atas sambutan Universitas Jember. Bagi Prof. Lambang, kunjungan ini memiliki makna ganda, yakni sebagai tugas dinas sekaligus nostalgia.
“Saya pribadi merasa kembali ke rumah, mengingat UNEJ merupakan almamater saya. Kehadiran kami bersama tim bertujuan untuk belajar dan berbagi terkait sistem tata kelola akademik serta praktik-praktik baik (best practice) yang telah diterapkan di sini. Kami berharap pengalaman ini dapat menjadi bekal akselerasi pengembangan layanan akademik di Universitas Mulawarman,” ujar Prof. Lambang.
Diskusi teknis berjalan intensif ketika Staf Khusus Wakil Rektor Bidang Akademik UNMUL, Mukti Priastomo, memaparkan tantangan pengelolaan data, khususnya sinkronisasi ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Ia menyoroti kendala hilangnya data fakultas pasca-pembaruan sistem, keterlambatan pelaporan, hingga isu data mahasiswa PPG yang berdampak pada kelulusan.
Menanggapi hal tersebut, Kepala UPA TIK UNEJ, Prof. Bayu Taruna, menegaskan bahwa validitas data sangat bergantung pada infrastruktur teknologi. “Kami telah beralih dari metode database injection ke sistem berbasis Application Programming Interface (API). Langkah ini kami ambil guna menjamin integrasi data yang lebih aman, tertib, dan sesuai standar nasional untuk mendukung pelaporan yang berkelanjutan,” tegas Prof. Bayu.
Penjelasan tersebut diperkuat oleh Staf Bagian Akademik UNEJ, Dadang Margiraharjo, yang menekankan pentingnya kedisiplinan prosedur. “Dalam menangani kendala data, kami mengacu pada SOP ketat dan rutin melakukan pemantauan di setiap checkpoint dengan target sinkronisasi di atas 97 persen,” jelas Dadang.
Selain tata kelola data pusat, UNMUL melalui Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan, I Gede Sudarma, juga menggali mekanisme pelaporan akademik kepada orang tua, mencakup pemantauan IPK hingga pembayaran UKT. Merespons hal ini, Kepala Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni UNEJ, Mohamad Jazuli, memperkenalkan inovasi Sister for Parents.
“Kami menyediakan sistem pemantauan khusus bagi orang tua agar perkembangan akademik mahasiswa, termasuk IPK dan kehadiran perkuliahan, dapat dipantau secara real-time. Sistem ini dirancang agar orang tua benar-benar terhubung tanpa bergantung laporan mahasiswa semata, sehingga kendala akademik maupun administrasi dapat terdeteksi lebih dini,” terang Jazuli.
Diskusi ditutup dengan paparan Wakil Rektor Bidang Akademik UNEJ, Prof. Slamin, mengenai masa depan digitalisasi dokumen kampus, khususnya penerapan Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Ijazah Digital. (Yul/qf)
